Kritische succesfactoren voor Bouw en ICT projecten

06 augustus 2015 Consultancy.nl

Samenwerking in de keten wordt steeds belangrijker voor organisaties. Door het aangaan van partnerships, allianties en samenwerkingsverbanden kunnen bedrijven onder meer de efficiency verbeteren, de kwaliteit van de dienstverlening verhogen en samen met partners vanuit een co-creatie aanpak effectiever werken aan innovatie. Vanuit de praktijk zien we dat bedrijven in toenemende mate collaboratief samenwerken om de complexiteit van strategische projecten en hun bedrijfsomgeving en de daarbij behorende risico´s beter te kunnen managen. Ondanks de stijgende aandacht voor en ervaring met samenwerkingsverbanden behalen veel partnerships nog niet de beoogde doelstellingen, mede doordat het in de regel om complexe trajecten gaat.

Wat resulteert in hoge faalpercentages
Jonathan van den Dool en Ramon Abbenhuis van Supply Value hebben onderzoek gedaan naar kritische succesfactoren voor ICT en Bouw projecten, vanuit het perspectief van de koper. Er is onderzoek gedaan naar 46 IT projecten en 44 bouw projecten door middel van een survey en voor de opzet en test van de survey zijn 6 industrie experts geïnterviewd. In het onderzoek is de Kralijc matrix als basis gebruikt. Deze matrix stelt dat wanneer een project een hoge complexiteit en een hoge financiële waarde vertegenwoordigt deze wordt geclassificeerd als strategisch. Deze strategische projecten kunnen als beste worden gemanaged door lange termijn relaties gericht op samenwerking. Projecten in de ICT en Bouw industrie zijn vaak strategisch (hoog risico, en hoge kosten), wat de reden is om projecten uit beide industrieën mee te nemen in het onderzoek.

Supply Value - Onderzoek

Partnership als belangrijkste succesfactor
Het ontbreken van een partnership of een verkeerd gemanagede partnership kunnen belangrijke oorzaken zijn voor de hoge faalpercentages van strategische ICT en bouw projecten. Bij het aangaan van een partnership worden veel bedrijven genoodzaakt hun organisaties anders in te richten. Vaak dient er ook een cultuurverandering plaats te vinden binnen het bedrijf of specifieke afdelingen. Heel belangrijk bij het onderzoek naar kritische succesfactoren, vanuit het perspectief van de koper, is toch ook het perspectief van de leverancier. Het is belangrijk om als koper door de bril van de leverancier te kijken, om erachter te komen hoe hij jouw onderneming ziet. Een leverancier classificeren als strategisch wil nog niet zeggen dat de leverancier jou als strategisch ziet. Deze kijk op je leverancier kan ervoor zorgen dat een eventuele mismatch de aanleiding kan zijn voor een gesprek met als doel het verbeteren van de samenwerking.

Complexiteit
Strategische projecten zijn vaak erg inspirerend, koper en leverancier staan vaak met veel positieve energie aan het begin van een uitdagend project. Managers willen ervoor zorgen dat deze positieve energie heel het project aanwezig blijft en ervoor zorgt dat de hoge verwachtingen, gesteld aan het begin van het project, ook worden gerealiseerd. Dit is hun verantwoordelijkheid, vanwege de verantwoordelijkheid die de betrokken managers hebben over het budget, planning, scope en de voortgang van het project. De complexiteit van strategische IT en bouw projecten compliceren de taken van managers en zijn dus belangrijk om goed in ogenschouwen te nemen en proactief te benaderen. De complexiteit van de onderzochte projecten zijn vooral omgeving en project complexiteit. Een van de belangrijkste complexiteitsfactoren uit de omgeving van ICT projecten zijn de krimpende budgetten en het feit dat ICT projecten veelal moeten worden geïmplementeerd in een organisatie waar de dagelijkse bezigheden zo min mogelijk moeten worden verstoord. Bouw projecten worden steeds gecompliceerder doordat ze in toenemende mate plaatsvinden in steeds meer dichtbevolkte stedelijke omgeving.

Bouwprojecten worden steeds complexer

Complexiteitsfactoren direct gerelateerd aan het project zijn voor ICT projecten vaak de ongelimiteerde hoeveelheid aan mogelijkheden die ICT biedt. Daarnaast is er bij de implementatie van een nieuwe ICT systeem ook de vraag vanuit de opdrachtgever om verschillende systemen aan elkaar te koppelen, wat vaak veel ingewikkelder is dan  verwacht. Het is voor de opdrachtgever belangrijk om zich te realiseren dat ICT projecten eigenlijk geen ICT projecten zijn, maar business projecten. Het draait om een optimalisatie ondersteunt door technologie, de ICT. Deze optimalisatie leidt in de regel ook tot nieuwe processen. Voor bouw projecten is de grootse project complexiteitsfactor de betrokkenheid van een groot aantal technische disciplines, wat ervoor zorgt dat leveranciers vaak ook nog sterk afhankelijk zijn van hun leveranciers netwerk. Dit bemoeilijkt het managen van deze project en het inschatten van de risico´s. Deze complexiteitfactoren benadrukken nogmaals het belang van partnerships en dus een gedeelde lange termijn visie die bereikt kan worden door collaboratief samenwerken van klant en leverancier.

Onderzoeksresultaten
Het onderzoek richtte zich vooral op de relationele karakteristieken die een rol spelen tijdens de zojuist benoemde partnerships. Uit het onderzoek blijkt dat de onderzochte variabelen, vertrouwen, committent, betrokkenheid van het senior management, gezamenlijke doelen, competenties van de partners en prestatie tevredenheid allemaal noodzakelijk zijn voor het succes van een strategisch IT of bouw project. In het onderzoek is wetenschappelijk aangetoond waarom deze variabelen noodzakelijk zijn voor succes. Waarna een praktisch model is opgesteld met duidelijke actiepunten voor managers, hoe ze ervoor kunnen zorgen dat zij deze noodzakelijke variabelen voor succes kunnen bereiken. Dit model wordt in het vervolg van het artikel verder uitgewerkt. 

Wat nu gaan doen?
Zoals al beschreven staan klant en leverancier vaak met veel positieve energie aan de start van een uitdagend en inspirerend project. Managers willen ervoor zorgen dat de positieve verwachting waarmee wordt gestart ook wordt gerealiseerd. Een partnership is gericht op het creëren van gemeenschappelijke waarde. Binnen een partnership moet de relatie worden gekenmerkt door eerlijkheid en transparantie. Zowel in de voorbereiding als in de voortgang van het project.

Een eenduidige doelstelling | Zorg voor Vakmanschap | Wees betrokken | Wees verantwoordelijk | Wees resultaatgericht

Één eenduidige doelstelling:

  • Luister goed wat de opdrachtgever nodig heeft, het gaat vaak om klantspecifieke opdrachten.
  • Vertaal behoefte naar concrete doelstellingen, de doelstellingen naar concrete oplossingen.
  • Begin pas als alles duidelijk op tafel ligt en je dus elkaar begrijpt.
  • Bespreek waar je het niet mee eens bent door eerlijk aangeven wat het inzetgebied is.
  • Wees ervan bewust dat als de diversiteit van belangen groot is het lang duurt om hierover consensus te bereiken.
  • Benoem de toegevoegde waarde voor de ander partij.
  • Als iets veel tijd kost, kost het veel tijd!

Zorg voor Vakmanschap

  • Zorg dat de skills van werknemers in beide organisaties in balans is.
  • Zorg voor een professionele samenwerking, d.w.z. wees volwaardige gesprekspartners.
  • Zorg voor personeel dat transparant is en geniet van de inhoudelijke uitdaging.

Wees betrokken

  • Zorg voor een goede toewijzing van personeel aan het project en zorg dat ieders verantwoordelijkheden helder zijn.
  • Investeer tijd in de relatie en wees betrokken, vanwege het lange termijn karakter.
  • Zorg ervoor dat iedereen echt op de hoogte is van de voortgang en stuur bij waar nodig.
  • Verdiep je in de kwalitatieve voortgang en risico management van het project.
  • Wees als senior manager betrokken als sponsor.

Jonathan van den Dool en Ramon Abbenhuis

Wees verantwoordelijk

  • Leg de verantwoordelijkheden niet allemaal bij de klant.
  • Besef dat je als opdrachtgever zelf ook verantwoordelijk bent.
  • Kies de juiste partner, je krijgt namelijk wat je vraagt.
  • Je wordt pas begrepen als de ander je begrijpt.
  • Geef de leverancier de ruimte op basis van zijn expertise.

Wees resultaatgericht

  • Denk in oplossingen. Na een goede voorbereiding zal er altijd iets veranderen.
  • Verandering van de scope resulteert in een nieuw project. Wees eerlijk en neem afscheid als het projectdoel niet kan worden gerealiseerd.
  • Risico’s en beloningen moeten in balans zijn en het afrekenmodel in lijn met de geest van het contract.

Hoge complexiteit, eenvoudige oplossingen
Managers moeten leveranciers niet zien als leverancier, maar als partner. Je doet samen dingen die je niet alleen kunt doen. Daarin moet je wel realistisch zijn. Je kunt niet alles krijgen wat je wilt. Maar je moet het wel proberen. Het is belangrijk om goed te luisteren en om eerlijk te zijn. Er moet vertrouwen worden gecreëerd, en er moeten duidelijke escalatielijnen zijn. Door de beschreven aanbevelingen te volgen wordt de succes kans van partnerships verhoogd.

Een artikel van Jonathan van Den Dool en Ramon Abbenhuis, consultants bij supply chain specialist Supply Value.

Nieuws

Meer nieuws over