Balans complexiteit en eenvoud cruciaal in maaksector

25 augustus 2015 Consultancy.nl

De afgelopen jaren zijn productiebedrijven door toenemende internationale concurrentie en de oplopende verwachtingen van consumenten steeds complexer geworden. Complexiteit maakt bedrijven inefficiënt, minder wendbaar en lastiger te besturen of op te schalen, waardoor het ook moeilijker wordt om met deze bedrijven zaken te doen. Als gevolg hiervan zoeken steeds meer bestuurders naar manieren om hun operaties te vereenvoudigen om zo een concurrentievoordeel te realiseren.

In een recent rapport van PA Consulting Group, getiteld ‘Simply Better’, onderzocht het management consultancybureau het huidige niveau van complexiteit binnen de Nederlandse maakindustrie*. Een van de bevindingen is dat niet iedere vorm van complexiteit per definitie negatief is of veranderd zou moeten worden, en dat niet elke vorm op dezelfde manier moet worden aangepakt. Wel concluderen de onderzoekers dat wanneer complexiteit niet goed gemanaged wordt, dit geld en klanten kan kosten.

PA - Deconstructing the myths of complexity in the manufacturing sector

De onderzoekers lichtten diverse verstorende trends uit in het rapport, die hebben geleid tot meer complexiteit ten aanzien van de operaties van organisaties. Onder meer de noodzaak om te concurreren, consumenten die behoefte hebben aan uniekere producten, klanten die een simpele ‘plug-in and play’ aanpak verlangen bij het gebruik van technologische apparaten en cloud based computing, worden genoemd. Daarnaast hebben organisaties te maken met een gefragmenteerd IT landschap en zijn supply chains vaak verouderd.

Door globalisering en toenemende concurrentie zijn productiebedrijven genoodzaakt om hun prioriteiten bij te stellen. Zij worden geacht om goede resultaten te boeken op diverse waardes in het Treacy en Wiersema model voor marktleiderschap: productleiderschap, operational excellence en klanttevredenheid. Als gevolg van de extra vraag naar meer capaciteiten, middelen, procedures en IT-systemen neemt de complexiteit van organisaties toe.

Meer complexiteit betekent in principe meer kosten. En hoewel het er om gaat een juiste balans te vinden tussen toegevoegde waarde van complexiteit en de kosten ervan, kan te veel complexiteit een kostbare aangelegenheid worden. Bestuurders maken zich steeds vaker zorgen over de toenemende complexiteit – een recent onderzoek van een analistenbureau toont aan dat veel bedrijven hun operaties willen vereenvoudigen. Wereldwijd willen bestuurders tegen 2017 zo’n $4,2 miljard investeren in het eenvoudiger maken van hun operaties – in 2014 werd zo’n $1,8 miljard geïnvesteerd. Een meerderheid van de respondenten (93%) heeft echter geen helder beeld over de kosten van complexiteit en de daaraan gekoppelde risico’s voor hun producten, markten en klanten.

Complexity by business area

IT en applicatie complexiteit
Toch benadrukken de onderzoekers dat niet alle complexiteit per definitie negatief hoeft te zijn en dat complexiteit van bepaalde oplossingen inherent is aan de problematiek die het probeert te verhelpen. Vooral op IT gebied zijn ingewikkelde projecten vaker een gevolg van de complexe – en soms tegenstrijdige – vraag vanuit de business, dan omgekeerd. De auteurs van het rapport concluderen dat hoe complexer de businessfunctie, des te complexer de gerelateerde IT toepassing zal zijn. “Dus hoewel IT complexiteit vaak wordt gezien als een IT kwestie, is het net zo goed een ‘business’ kwestie. Als bedrijfsprocessen en IT tegelijkertijd ontworpen en geïmplementeerd zouden kunnen worden, dan is het mogelijk om de complexiteit binnen een organisatie terug te dringen”, stelt Hans Houmes, Manufacturing sector lead bij PA Consulting Group in Nederland. Slechts 20% van de respondenten geeft echter aan dat hun bedrijf complexiteit op een geïntegreerde manier aanpakt.

Een andere factor die in het rapport wordt onderstreept is de notie dat complexiteit niet alleen is voorbehouden aan grotere organisaties. Hoewel grotere organisaties steeds complexer worden, is het niveau van ‘slechte complexiteit’ vooral zichtbaar bij kleinere bedrijven. Dit geldt voor zowel ‘bad complexity’, complexiteit in bedrijfsvoering/operaties, als voor ‘bad application complexity’, complexiteit in IT-applicaties.  

Level of complexity by organisation size

Volgens het consultancybureau moeten bedrijven – om de juiste balans tussen vereenvoudigingstrajecten en de kosten daarvan te bepalen – zich aan drie stappen houden:

Stap 1: identificeer de gebieden van ‘slechte complexiteit’. Complexiteit draait niet alleen om het volume van producten, leveranciers en locaties, maar ook om de afhankelijkheid in relaties tussen de diverse bedrijfsonderdelen. Door een Business Design Framework te implementeren kunnen bedrijven de diverse complexiteitniveaus binnen hun organisaties beoordelen. Zodra het raamwerk is ingezet kunnen zij de slechte complexiteit aanpakken.

Stap 2: Ontwikkel ideeën voor vereenvoudigingsinitiatieven. Hier wordt wederom het Business Design Framework gebruikt en worden kritische vragen gesteld over de complexiteit van de verschillende delen van het raamwerk. Doel is het aanbrengen van zoveel mogelijk eenvoud binnen de diverse functionele gebieden, in lijn met de bedrijfsdoelstellingen. Mogelijke vragen die bedrijven zichzelf hierbij kunnen stellen zijn: Hoe kunnen we ons productportfolio of onze dienstencatalogus voor onze klanten vereenvoudigen? En: Hoe versimpelen we onze bedrijfsprocessen en onze organisatie?

Eenvoud creëren is mogelijk door het verwijderen, overdragen of het managen van complexiteit met elkaar te combineren. Voor iedere situatie waarin slechte complexiteit zich voordoet moet de best passende aanpak worden gedefinieerd.

Business Design Framework

Stap 3: Blijvende verandering realiseren. Houmes stelt dat het omgaan met complexiteit een continue proces is, waarbij tijdens het traject voortdurende discipline nodig is. Theorie moet worden vertaald naar pragmatische handelingen die begrijpelijk zijn voor diegenen die de vereenvoudiging implementeren. Organisaties moeten ook identificeren aan welke capaciteiten hun klanten behoefte hebben, of welke juist essentieel zijn om zo winstgevend mogelijk te kunnen opereren. Het herkennen en behouden van deze onderscheidende factoren is cruciaal voor bedrijven om hun goede van hun slechte complexiteiten te onderscheiden.

Het managen van de menselijke component speelt hierin bovendien een kritische rol. Er zijn concrete processen nodig om er voor te zorgen dat het personeel de noodzaak voor deze vereenvoudingsprocessen begrijpt. Ook het management moet achter de verandering staan; het onderzoek van PA Consulting toont aan dat 72% van de respondenten aangeeft dat governance en leiderschap de belangrijkste factoren vormen voor het slagen van vereenvoudigingstrajecten. Onderdeel daarvan is een lange termijn aanpak voor het transformeren van het personeel. Ze hebben complexiteitvermindering weten om te zetten in een gedisciplineerde aanpak, waarbij initiatieven en prestaties regelmatig worden gecommuniceerd. “Door het creëren van een blijvende cultuur – waarin zowel goede complexiteit, en de wil om slechte complexiteit terug te dringen, worden gekoesterd – hebben organisaties een goede kans om een concurrentievoordeel te realiseren”, besluit Houmes.

* In het kader van het onderzoek werden face-to-face interviews gehouden met 40 CIO’s, IT Directors en Senior IT Managers.

Nieuws

Meer nieuws over