Meer transparantie in procurement operations vereist

17 juni 2015 Consultancy.nl

Om procurement operations te optimaliseren is volgens bijna 70% van de inkooporganisaties een hogere mate van transparantie vereist. Vooral de structuur van Purchase to Pay (P2P) processen en cultuur van de organisaties lijken in de weg te staan, blijkt uit onderzoek van Lakran. 

Lakran, een specialist op het gebied van inkoop en supply chain uit Arnhem, heeft recent onderzoek gedaan naar de staat van procurement operations en de monitoring en meting van de data daarover in Nederland. Aan het onderzoek deden zo’n 30 organisaties mee, waarvan bijna de helft afkomstig is uit de top-500 grootste bedrijven en ongeveer 25% uit het MKB. Zo’n 40% is groter dan 20 werknemers, terwijl 45% niet boven de 10 werknemers uitkomt. “We hebben gepoogd een breed geldend beeld neer te zetten” aldus Doede van Haperen, directeur van Lakran, “daarom niet alleen maar bekende toppers maar een mooie spreiding tussen heel groot en kleiner bedrijf. Belangrijk vonden wij vooral dat het onderzoek vergelijkbare cijfers zou opleveren, dus hebben wij er op gelet dat de antwoorden van gelijkgestemde respondenten kwamen: allemaal inkoopprofessionals in dit geval, die met professioneel betrokken blik kijken naar de situatie in hun organisatie”.

Formaat inkooporganisaties - Volwassenheid Inkooptools

De respondenten werden gevraagd wat de belangrijkste verbeterpunten zijn voor de procurement operations in hun bedrijf. Maar liefst 68% van de respondenten gaf aan dat de belangrijkste focus voor het optimaliseren van P2P-processen het vergroten van de transparantie van deze processen is. Slechts 18% van de inkoop professionals is van mening dat gebruiksvriendelijkere software de meeste toegevoegde waarde zou leveren aan de inkoop-bedrijfsvoering en 8% zag meer dwang als het middel van de toekomst. “Dit is natuurlijk wel een enorme score voor één begrip. Wij vonden het wel een spannende uitkomst. Als je naar de huidige software wereld kijkt op het vlak van inkoop, werkt iedereen aan steeds ingrijpender en complexere collaboratieve processen en systeemintegraties, terwijl in de kern de mensen dus gewoon vooral meer overzicht willen. Zijn die twee verenigbaar? Of juist niet? Wat betekent transparantie dan echt? Moet je dat bij de eindgebruiker oplossen of bij de procesmanager/-eigenaar?” aldus Van Haperen.

P2P Optimalisatie 

Om alvast een klein stukje van die verdere vragen beantwoord te krijgen keek Lakran ook hoe procurement operations in de praktijk worden gemanaged door onder meer KPIs. Hieruit blijkt dat 45% van de onderzochte organisaties niet doet aan actieve en bruikbare monitoring van het purchase to pay proces. 26% rapporteert alleen achteraf, terwijl slechts 29% actief monitort en bijstuurt om het proces te optimaliseren – 17% analyseert de gegevens, 9% maakt gebruik van alarmering en 3% zelfs van actieplanning.

Voor zowel de invulling als de beoordeling van de inkoopstrategie blijkt zo’n kwart van de bedrijven P2P data niet structureel toe te passen. 42% geeft aan dat procesgerichte performance indicatoren worden gebruikt bij definitie van de inkoopstrategie, terwijl slechts 29% aangeeft ook echt te kunnen acteren op basis van die indicatoren. De meeste bedrijven maken bij de invulling (75%) en beoordeling van de strategie (71%) gebruik van compliancy data, maar de combinatie met spend data wordt nog te vaak achterwege gelaten om goed operationeel te kunnen bijsturen.

Doel metingen P2P - P2P data als beoordeling behalen strategie

Tot slot vroegen de adviseurs de respondenten hoe het komt dat een juiste monitoring en meting vaak nog niet lukken in hun bedrijven. Een meerderheid van de respondenten (bijna 60%) noemt de structuur en de cultuur van de organisatie als belangrijkste obstakel voor meer transparantie in het P2P-proces. Andere redenen die gegeven worden zijn onder andere de kwaliteit van de data en het eigenaarschap of mandaat van de data.

Belangrijkste barriere naar meer P2P

Nieuws

Meer nieuws over