Novius gastheer IPMA Portfolio Management groep

06 mei 2015 Consultancy.nl

In maart was Novius gastheer van de IPMA Portfolio Management Interessegroep. Tijdens het evenement presenteerden Generali en Ministerie van Veiligheid en Justitie hun ervaringen en ideeën over Portfolio Management. Novius adviseurs blikken terug op de belangrijkste thema's en discussies.

Na het welkomstwoord van de voorzitter van de IPMA PPM interessegroep, Dré Versteeg, genoot de volle zaal van een boeiende presentatie van Henk Heideman, Johan Van Diest en Humphrey Da Silva Curiel van Generali Nederland. Daarna werd de inwendige mens voorzien van een - door Novius - verzorgde luxe broodmaaltijd. Vervolgens deelde Richard van der Kroft van het Ministerie van Veiligheid en Justitie een geheel andere kijk op Portfoliomanagement met alle aanwezigen. 

IPMA Portfolio Management Interessegroep

Dré Versteeg, Principal Business Consultant bij Novius en voorzitter IPMA PPM Interessegroep

Generali Nederland
Met zo’n 77.000 werknemers is Generali is één van de grootste verzekeraars ter wereld. Als zelfstandige verzekeraar maakt Generali Nederland deel uit van de internationale Generali Group. Recent is de strategie met behulp van een Business & Informatie Plan vertaalt naar een portfolio van projecten en programma’s. Op basis daarvan wordt nu het portfoliomanagement-proces verder ontwikkeld en verankerd binnen de organisatie.

De Business Managers van Generali hebben, met ondersteuning van het PPM team, alle projecten gescoord op complexiteit, bijdrage aan een kritische succes factor en risico. Bovendien zijn de benodigde uren en de kosten van de projecten zo goed mogelijk ingeschat. Beheer en onderhoud (run de business) worden nu in samenhang met de change (de business) gemanaged waardoor een beter overzicht ontstaat over de totale demand en supply met betrekking tot de projectenportfolio.

Generali

In een belang-risico matrix wordt geplot welke initiatieven prioriteit krijgen en welke on hold worden gezet. Vooral de discussie die daarmee in de directie op gang is gekomen, is heel waardevol. Gaandeweg is er veel meer stuurinformatie over projecten beschikbaar gekomen, zoals budget statusinformatie per project, per thema en wat de voortgangsstatus is van de verschillende strategische doelstellingen. Toch liggen afwijkingen van het afgesproken proces door gewoonte, uit tijdsdruk en handelen vanuit oude impulsen telkens op de loer. Op een hoger volwassenheidsniveau komen, wat betreft Portfolio Management, vereist een lange adem en soms een flinke cultuurverandering. Bij Generali Nederland zijn nu met succes de eerste concrete stappen op weg naar een professioneel Projecten Portfolio Management gezet. 

Ministerie van Veiligheid
Na de Pauze nam Richard van der Kroft van het Ministerie van Veiligheid en Justitie het stokje over. Richard ging eerst in op het speelveld bij het ministerie, dat onder andere de Rechtspraak, de Politie, het Openbaar Ministerie, de Kinderbescherming en het CJIB omvat. Er zijn binnen het Ministerie van Veiligheid en Justitie zeven kernthema’s benoemd, die elk onder zeer omvangrijke programma’s met daaronder weer diverse subprogramma’s en projecten vallen. Deze programma’s spelen enerzijds binnen het eigen onderdeel, op het niveau van Veiligheid en Justitie of anderzijds Rijksbreed ook binnen andere ministeries. De schaalgrootte, de stakeholders, de afhankelijkheden en het maatschappelijke belang van de strategische projecten en programma’s maken deze portfolio-omgeving uitermate complex. En niet onbelangrijk het maatschappelijke belang en de zichtbaarheid van veel van deze trajecten geeft beslist een extra dimensie aan het managen van een dergelijke portfolio.

Ministerie van Veiligheid en Justitie

In deze complexe omgeving is het vrijwel onmogelijk om bottum-up tijdig, correcte en relevante informatie te verzamelen, op basis waarvan een geaggregeerd statusoverzicht gemaakt kan worden waarmee op bestuursniveau de juiste besluiten genomen kunnen worden. Wat wel haalbaar blijkt en ook uitermate relevante informatie oplevert op bestuursniveau is een vorm van Strategisch Portfoliomanagement. Als een van de eerste stappen is ook bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie een Business & Informatie Plan gemaakt, waarmee de strategische kernthema’s zijn vertaald naar veranderinitiatieven. Vervolgens heeft de prioritering van programma’s een plaats gekregen op de agenda van de bestuursraad.

Directeuren worden nu jaarlijks gevraagd de programma’s te scoren op een flink aantal criteria. Het bestuur heeft bovendien de beschikking gekregen over een in eigen beheer gebouwd Projectportfolio Managementtool, waarin dossiers, tijdslijnen, samenhang, voortgang, beoordelingen, beleid en kaderbrieven top down inzichtelijk zijn gemaakt. Ook bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie (en bij een aantal andere ministeries) is inmiddels gebleken dat het ontwerpen en implementeren van Projectportfoliomanagement enorme verbeteringen brengt qua inzicht en overzicht. Hierdoor wordt het nemen van juiste beslissingen en het plegen van effectieve interventies sterk vereenvoudigd en verbetert het rendement significant van de projecten en programma’s zowel kwalitatief als kwantitatief. Dat daarbij in sommige situaties ook een flinke cultuuromslag noodzakelijk is maakt het Projectportfoliomanagement vak juist zo uitermate boeiend.

Nieuws

Meer nieuws over