Decentrale overheden kunnen inkoop verduurzamen

05 maart 2015 Consultancy.nl

Als het om inkopen gaat krijgen overheden de laatste tijd veel kritiek: overheden slagen er onvoldoende in om duurzaam in te kopen. Er wordt teveel op prijs geselecteerd en te weinig op duurzaamheid.

Minimumeisen worden niet in alle gevallen gehanteerd en als ze gehanteerd worden zijn ze vaak verouderd en hebben nauwelijks toegevoegde waarde. Dat is ook onze ervaring uit vele duurzaam inkopen onderzoeken bij gemeenten. Het moet beter en het kan ook beter. Daarbij is het wel belangrijk om te beseffen dat er een groot verschil is tussen Rijk en decentrale overheden. Het Rijk heeft een professionele, grotendeels centrale inkooporganisatie.

Voor alle belangrijke productgroepen die door het Rijk ingekocht worden is een zogenaamde categoriemanager aangesteld wiens taak het is om de inkoopbehoefte en -strategie te bepalen, onder andere door het uitvoeren van marktonderzoek. Het niveau van kennis en ervaring op het gebied van inkopen in het algemeen en duurzaam inkopen in het bijzonder is dan ook hoog vergeleken met decentrale overheden.

Inkoop

Bij decentrale overheden is de inkoop meestal niet centraal georganiseerd: de inkoper kan iedereen zijn. De doelstelling 100% duurzaam inkopen betekent in zo'n geval dat iedereen die inkoopt de minimumeisen op het gebied van duurzaamheid moet kennen en volledig moet meenemen bij elk inkooptraject.

Dat is al een hele uitdaging en decentrale overheden slagen daar over het algemeen redelijk tot goed in. En eerlijk is eerlijk: daarbij worden zij geholpen door het feit dat een aantal minimumeisen achterhaald zijn, bijvoorbeeld door wetgeving. Zo kunnen decentrale overheden zonder enige aandacht voor duurzaam inkopen inmiddels toch al gedeeltelijk aan de eisen voor duurzaam inkopen voldoen. 

Oplossing
Waar zit nu de oplossing? Die zit een beetje bij het Rijk en een beetje bij de decentrale overheden zelf. Het Rijk heeft de ondersteuning van decentrale overheden op het gebied van duurzaam inkopen op een lager pitje gezet. Er zijn over de jaren voor ongeveer 50 productgroepen documenten opgesteld met minimumeisen en gunningscriteria.

Decentrale overheden kunnen hun inkoop verder verduurzamen

Het up to date houden daarvan bleek te kostbaar in de huidige tijden van financiële krapte. Minimumeisen blijven echter wel belangrijk omdat hiermee laagdrempelig duurzaamheidseisen kunnen worden meegenomen. Een uitkomst dus als er weinig tijd en capaciteit is om met een hoge ambitie en inspanning duurzaam in te kopen.

Het is niet realistisch om te verwachten dat decentrale overheden zelf minimumeisen en gunningscriteria gaan ontwikkelen voor elk inkooptraject dat zij uitvoeren. Gelukkig kan gebruik worden gemaakt van de steeds groter wordende set criteria die door de EU worden ontwikkeld. Het Rijk kan decentrale overheden ondersteunen door deze Europese documenten waar nodig aan te passen aan de Nederlandse context.

Daarnaast kan het Rijk faciliteren dat waardevolle kennis en informatie ontsloten worden, bijvoorbeeld via de website van Pianoo. Te denken valt dan aan informatie uit marktconsultaties die door categoriemanagers worden gedaan of eisen en criteria die zijn toegepast in inkooptrajecten.

Pianoo

Tips voor decentrale overheden
Wat kunnen decentrale overheden zelf doen? Allereerst zou het goed zijn als bestuurder en directie zich er meer van bewust zijn dat duurzaam inkopen een strategisch instrument is dat ingezet kan worden om beleidsdoelen te realiseren. Een beleidsmedewerker die belast is met het inkopen van leerlingenvervoer kan, door eisen te stellen aan de emissies van voertuigen, een mooie bijdrage leveren aan doelen op het gebied van klimaat en luchtkwaliteit. Het is zonde om dat niet te benutten, maar het vergt wel wat missiewerk om tussen de oren te krijgen en te houden.

Blijf dus werken aan een goede basis voor duurzaam inkopen door ervoor te zorgen dat iedereen de doelstelling en het instrumentarium voor duurzaam inkopen kent en toepast. Het kan helpen om de inkoopadviseurs een vaste rol te geven in elk inkooptraject. Kies daarnaast eens een paar belangrijke aanbestedingen uit die het komende jaar gaan lopen en ga aan de slag om die zo duurzaam mogelijk in te steken. Gebruik bijvoorbeeld een keer de CO2-prestatieladder, specificeer functioneel, doe een marktconsultatie, selecteer op Total Cost of Ownership, etc. 

Probeer het onderste uit de kan te halen en deel de lessen die je geleerd hebt en de positieve impact die je gerealiseerd hebt met de rest van de organisatie.

Een artikel van Sacha Tensen en Hugo Hollander, adviseurs bij EY.

Nieuws