Intern consultancy?

Bij het opstellen van nieuwe veranderinitiatieven, wegen veel organisaties de optie af om te kiezen voor ofwel interne resources/adviseurs of voor het inhuren van een externe consultant. Bij het maken van de keuze kunnen diverse factoren een rol spelen, waaronder het beschikbare budget of de specifieke expertise die nodig is voor de positie. Een overzicht van enkele aandachtspunten bij het maken van deze keuze.

Externe en interne consultants bezitten in principe dezelfde karakteristieken: ze worden ingeschakeld om business vraagstukken op te lossen en deze oplossingen te implementeren om zo de prestaties van de organisatie te verbeteren. Ondanks de overeenkomsten in de werkzaamheden die zij doen, zijn er ook diverse grote verschillen tussen beide typen adviseurs, zoals beschreven in de rubriek Interne of externe adviseur. Bovenop de voor- en nadelen van ieder type adviseur, zijn er nog diverse contextuele factoren en overwegingen die de voorkeur voor de ene optie boven de andere kunnen bepalen.

Zo kunnen externe consultants (soms beter) gebruikt worden wanneer diepe gespecialiseerde kennis nodig is bij een grootschalig project, of wanneer een neutrale, onafhankelijke kijk op een vraagstuk nodig is. En soms heeft een organisatie simpelweg onvoldoende capaciteit in huis voor een specifiek vraagstuk of is er bijvoorbeeld vanuit het bestuur behoefte aan externe expertise om de risico’s van de te kiezen alternatieven goed te kunnen beoordelen. Interne adviseurs op hun beurt kennen bijvoorbeeld de organisatie goed en weten wat er speelt – zij spreken de taal van het bedrijf en begrijpen de cultuur van de daar werkzame professionals. Verder is het inschakelen van een externe consultant soms een dure aangelegenheid, waardoor een interne adviseur vanuit kostenoogpunt een betere keuze kan zijn. Ook kunnen interne adviseurs vaak sneller schakelen, indien nodig.

Organisaties dienen allereerst te bepalen of er überhaupt een externe kijk op een bepaald dilemma nodig is. En zo ja, hoeveel expertise is er dan nodig? Wanneer grote organisaties volwassen interne consultingafdelingen hebben is de keuze of wel of niet een externe consultant inschakelen vaak makkelijker te maken. Wanneer er echter bij een grootschalig (verander)project een grote hoeveelheid aan resources (menselijk kapitaal, specifieke expertise) nodig is, kan het soms makkelijker zijn om te kiezen voor externe versterking.

Belangrijk is om vooraf te bepalen welk probleem een externe consultant dan dient op te lossen. Sommige taken zijn glashelder: een consultant wordt ingehuurd om een specifieke opdracht uit te voeren. Maar soms is het minder duidelijk en hebben projecten niet altijd een duidelijke tijdsduur. Wanneer een taak minder duidelijk of specifiek is, kan deze vaak gedefinieerd worden door de beoogde uitkomst. Die uitkomst moet echter glashelder gedefinieerd worden. Wanneer organisaties de communicatie binnen hun bedrijf willen verbeteren bijvoorbeeld, dan moet duidelijk beschreven worden welke uitkomsten zo’n verbetertraject teweeg moet brengen. Zijn er bijvoorbeeld objectieve doeleinden (bijvoorbeeld dat iedereen binnen de organisatie via een speciaal ingericht chatprogramma met elkaar direct kan communiceren)? Of moet de aanwezigheid of betrokkenheid van werknemers verhoogd worden bij vergaderingen? Is er meer samenwerking nodig tussen personeel met verschillende taken, etc. etc.

Organisaties moeten dus duidelijke definities van de taak en de beoogde (meetbare) eindresultaten opstellen, met daarin bijvoorbeeld duidelijke tijdskaders, of (indien relevant) bijvoorbeeld de vergoeding die een externe consultant krijgt voor zijn werk. Verder dienen organisaties vooraf te bepalen welke expertise en vaardigheden een (interne of externe) consultant moet hebben om de opgestelde doelen te realiseren. Daarnaast moet bij een project rekening worden gehouden met de werkstijl en cultuur binnen de organisatie en de fit die een (externe) consultant moet hebben met deze cultuur en het bij het project betrokken personeel.

Ondanks de vele voor en nadelen die beide type adviseurs hebben, blijft het al dan niet inschakelen van een externe consultant in veel gevallen uiteindelijk een kwestie van budget. In sommige gevallen zijn een specifiek budget of subsidiemogelijkheden beschikbaar ten behoeve van externe inhuur, in dat geval is de keuze al wat makkelijker, maar wanneer er geen beperkingen zijn, moeten organisaties de bovenstaande aspecten goed overwegen alvorens ze een keuze maken.

Adviesbranche